Bilgiler, Maliye Bakanlığı sunucuları aracılığıyla alıcı ve satıcıya iletilir. Kağıt faturadan farklarından biri ise iptal veya iadesi olarak gösterilebilir. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından standart hale getirilen ve vergi kanunu kapsamında faturada bulunması gereken bilgileri içeren elektronik belgelerdir. 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre faturada yer alması gereken bilgileri içermektedir.
Hem dünyada hem de ülkemizde geniş bir kullanım alanına sahip olan e fatura sistemi ile tüm işyerleri ve mükellefler kolaylıkla e fatura kesebilmekte ve gerektiğinde eski faturalara ulaşabilmektedir. E fatura sistemi kağıt fatura ile aynı yasal gerekliliklere sahip olduğu için kanuna uygun olarak hazırlanmaktadır. E fatura sistemi teknolojinin gelişmesiyle birlikte hızla yaygınlaşmıştır. Teknolojik gelişmeler birçok resmi işlemin elektronik ortamda gerçekleşmesini sağladığından, bu onları geçmişe göre çok daha kolay hale getirdi. Çevrimiçi ödemeler ve faturalandırma, vergi mükelleflerinin hem zamandan hem de paradan tasarruf etmelerini sağladı. İşletme sahipleri fatura kesmek için yüzlerce kağıt kullanmak zorunda kalırken, artık faturalarını bilgisayar ortamında e fatura olarak kesip gönderme seçeneğine sahip oldular.
E fatura kullanımının birçok türde farklı avantajları vardır. Kağıt faturalara kıyasla e fatura kullanımı hem satıcı hem de alıcı için daha kolay ve sürdürülebilirdir. Bir e fatura programı kullanarak e fatura ile faturalarınızı dakikalar içerisinde oluşturup müşterilerinize gönderebilirsiniz. Hata oluştuğunda anında müdahale edebilir ve hata kaynaklı gecikmelerin önüne geçebilirsiniz. Daha hızlı tahsilat elde edecek ve nakit akışınız üzerinde daha iyi kontrol sahibi olacaksınız. Kanuna göre 10 yıl muhafaza edilmesi gereken faturalar elektronik olarak arşivlenmektedir ve fatura kaybetme riskini ortadan kaldırır. Talep üzerine geçmiş faturalara anında erişim sağlayabilirsiniz. E faturalar müşterilere anında gönderilir bu yüzden faturayı müşteriye göndermek için nakliye ile uğraşmazsınız bu sebeple zaman ve paradan tasarruf edersiniz. Kağıt harcanmayacağı için çevre dostu ve ekonomiktir.
